Рубрики
Бухгалтерский учет

Об исключительной важности первичных документов в бухучете

В бухгалтерии любого предприятия (вплоть до самозанятых) известно, что любой факт хозяйственной деятельности подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, известно также о недопустимости составления первичных документов в отношении мнимых и притворных сделок. Опираться на «первичные учетные документы» в своей работе бухгалтеров обязывает статья 9 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Однако, понятие «первички» не чисто бухгалтерская заморочка. Кассовые чеки, квитанции, заявки, прочие справки окружают нас ежедневно. От наличия первичного документа и правильности его оформления часто зависит исход спора с проверяющими лицами вплоть до решения суда. Как бухгалтеру не растеряться в всем многообразии «первички»? Во-первых, это программа 1С, при грамотной настройке, подключении необходимых модулей, вплоть до индивидуально-разработанных в 1С можно творить чудеса, это дает уверенность, что всё сделал правильно, компьютер предупредит об опасности. Во-вторых, нужно получать новую информацию об изменениях законодательства, правильно ее обрабатывать, в-третьих, не считать зазорным переспросить у важного должностного лица, направить письменный запрос, поставить вопрос перед руководителем о необходимости внешних платных консультации. Нередки случаи, когда бухгалтер идет по неверному пути, учет хозяйственной деятельности поставлен самонадеяно, это приводит к фатальным последствиям — производство приходится закрывать за долги по налогам.

Разберем на примере какие первичные документы необходимы в автосервисе? Мы помним, что любой факт хозяйственной жизни требует надлежащего оформления. Автомобиль приехал в автосервис — ответственный за приемку составляет заказ-наряд или заявку на ремонт, согласовывает ее содержание с заказчиком, лишь после его подписания сторонами можно приступать к ремонту, отсутствие акцепта заказчика — риск неплатежей. На автомобиль поставлены запчасти — повод составить накладную (товарный чек), автомобиль отремонтирован — составляется акт приема выполненных работ, куда заносятся обязательные реквизиты исполнителя и заказчика, детализируется предоставленная услуга, ставится отметка о гарантии, выдается документ об оплате (отсрочке платежа). Получается на каждый этап — своя первичка, слова к делу не подошьешь, на каждом этапе виден ответственный, это удобно для всех в организации (кроме не чистых на руку).

Кто может ставить подписи в первичных документах? Ответ всегда один — только уполномоченные на то лица, если,например,счет на оплату подписывает не директор, то счет подписывает уполномоченное лицо, в строке «Руководитель организации» («Главный бухгалтер») ставит подпись именно это лицо. Подпись его должна быть расшифрована. Но указывать должность уполномоченного лица в счете не надо, следует руководствоваться правилом «имя помни, про должность забудь». Иными словами счет на оплату может подписать например кассир, но в строке «руководитель» с рашифровкой своей фамилии, доверенности (или приказа директора), но без указания своей должности.

Автоматизация первичного учета — залог конкурентной борьбы, сегодня уже необходимость, кроме того чем полнее систематизирован бизнес — тем шире кругозор работодателя для принятия важного решения.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *